Informatie voor fondsen aanvraag tot vaststelling

Vanaf woensdag 1 maart 2017 kunt u met behulp van uw identificatiecode en wachtwoord inloggen in SMS. Binnen SMS vult u uw kengetallen voor de balans, de exploitatierekening en de verrichte prestaties in. Vergeet niet ook uw contactgegevens en de gegevens van uw bestuur of raad van toezicht te controleren en waar nodig te wijzigen. 

Vervolgens vindt u onder het tabblad “Uploaden bestanden” de knop “bladeren” voor het uploaden van uw jaarrekening, bestuursverslag, prestatieverantwoording en accountantsproducten. Vanwege de digitale verwerking moeten de stukken in pdf-format worden bijgesloten. Controleer alstublieft voordat u op verzenden drukt of u alle gegevens goed heeft ingevuld en alle benodigde documenten heeft toegevoegd.

Onderdelen van de jaarverantwoording
De verantwoording bestaat uit de volgende verplichte onderdelen:
•    bestuursverslag;
•    jaarrekening inclusief prestatieverantwoording;
•    controleverklaring van de onafhankelijke accountant;
•    rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording;
•    rapport van bevindingen (indien opgesteld).

Uw verantwoordingsstukken moeten worden opgesteld conform de regels uit de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Het Handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen 2013-2016 (hierna handboek) geeft de richtlijnen aan voor het indienen van uw jaarlijkse verantwoording. 

Specifieke aandachtspunten bij de jaarverantwoording 2016
Indien in de beoordelingsbrief jaarverantwoording 2015 specifieke opmerkingen zijn gemaakt, dan verzoek ik u vriendelijk deze te betrekken bij de verantwoording over 2016. 

Indien in uw beoordelingsbrief jaarverantwoording 2015 is aangegeven dat gegevens die u hebt ingevoerd in de digitale module voor de jaarverantwoording zijn aangepast, dan verzoek ik u het een en ander op dezelfde wijze te corrigeren in uw jaarverantwoording over 2016. 

Algemene aandachtspunten bij de jaarverantwoording 2016
Voor de verantwoordingsstukken over 2016 en het overleg daarover met uw accountant wijs ik u graag op de volgende algemene aandachtspunten:

Projectsubsidies
Als u naast de instellingssubsidie een incidentele subsidie of een projectsubsidie ontvangt, geldt het volgende: een per balansdatum nog niet besteed deel van een projectsubsidie dient u op de balans op te nemen als vooruit ontvangen subsidie (onder de kortlopende schulden).

Indien u ervoor kiest om de verantwoording over een projectsubsidie op te nemen in de jaarlijkse verantwoording over uw instellingssubsidie, gelden de volgende voorwaarden:
•    de financiële verantwoording over het project neemt u op in de reguliere, door een accountant gecertificeerde jaarrekening;
•    de baten en lasten met betrekking tot het project moeten afzonderlijk kunnen worden afgelezen;
•    in uw bestuursverslag vermeldt u bij uw activiteitenverslag de projectactiviteiten zodanig dat deze afzonderlijk herkenbaar zijn.

Wet normering topinkomens (WNT)
De instellingsaccountant stelt vast dat de jaarstukken over 2016 voldoen aan de WNT en de daarmee samenhangende wet- en regelgeving. Hierbij volgt de accountant het door BZK opgestelde controleprotocol WNT. Indien de WNT wordt overschreden, dient er een toelichting gegeven te worden in het bestuursverslag. In de jaarrekening dienen de gegevens met betrekking tot de WNT opgenomen te worden.

Controleprotocol cultuursubsidies 
In overleg met de Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants (NBA) is het Controleprotocol cultuursubsidies opgesteld. Het rapport van feitelijke bevindingen over de prestatieverantwoording dient alle specifieke werkzaamheden, zoals beschreven in het controleprotocol, die de accountant heeft uitgevoerd, te melden. Ik verzoek u uw accountant te wijzen op het controleprotocol cultuursubsidies. 

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 
De controleverklaring, zoals opgenomen in het controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen 2013-2016, is voor het jaar 2016 aangepast. Hier vindt u een voorbeeldtekst controleverklaring van de onafhankelijke accountant.

Voor vragen over de digitale indiening kunt u zich vanaf heden tot en met vrijdag 31 maart 2017 op werkdagen van 10.00 tot 13.00 uur wenden tot de helpdesk, via telefoonnummer 070 - 412 4455. Voor inhoudelijke vragen over uw jaarverantwoording kunt u contact opnemen met uw contactpersoon op het ministerie.
 

Indieningstermijn van de jaarverantwoording 2016
De verantwoording over het vierde jaar van de vierjaarlijkse subsidieperiode dient u tussen acht en dertien weken na afloop van het betreffende boekjaar digitaal aan te leveren. De indieningstermijn van uw verantwoordingsstukken is binnen dertien weken na 31 december 2016 (dus vóór 1 april 2017).