Informatie voor instellingen aanvraag tot vaststelling

De jaarverantwoording over 2016 is de laatste verantwoording die u indient in het kader van de subsidie 2013-2016 en is daarmee gelijk de aanvraag tot vaststelling van de subsidie. Daarom dient u in het bestuursverslag ook een korte terugblik op de gehele subsidieperiode 2013-2016 op te nemen en tevens de bereikte resultaten af te zetten tegen de voornemens in uw beleidsplan voor de gehele periode. 

Vanaf woensdag 1 maart 2017 kunt u met behulp van uw identificatiecode en wachtwoord inloggen in SMS. Binnen SMS vult u uw kengetallen voor de balans, de exploitatierekening en de verrichte prestaties in. Vergeet niet ook uw contactgegevens en de gegevens van uw bestuur of raad van toezicht te controleren en waar nodig te wijzigen. 

Vervolgens vindt u onder het tabblad “Uploaden bestanden” de knop “bladeren” voor het uploaden van uw jaarrekening, bestuursverslag, prestatieverantwoording en accountantsproducten. Vanwege de digitale verwerking moeten de stukken in pdf-format worden bijgesloten. Controleer alstublieft voordat u op verzenden drukt of u alle gegevens goed heeft ingevuld en alle benodigde documenten heeft toegevoegd.

Onderdelen van de jaarverantwoording
De verantwoording bestaat uit de volgende verplichte onderdelen:
•    bestuursverslag;
•    jaarrekening inclusief prestatieverantwoording;
•    controleverklaring van de onafhankelijke accountant;
•    rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording;
•    rapport van bevindingen (indien opgesteld).

Uw verantwoordingsstukken moeten worden opgesteld conform de regels uit de Regeling op het specifiek cultuurbeleid. Het Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2013-2016 (hierna handboek) geeft de richtlijnen voor het indienen van uw jaarlijkse verantwoording. Het advies is om deze stukken (nogmaals) onder de aandacht te brengen van uw accountant. 

Specifieke aandachtspunten bij de jaarverantwoording 2016
Indien in de beoordelingsbrief jaarverantwoording 2015 specifieke opmerkingen zijn gemaakt, dan verzoek ik u deze te betrekken bij de verantwoording over 2016. Indien in uw beoordelingsbrief jaarverantwoording 2015 is aangegeven dat gegevens die u hebt ingevoerd in de digitale module voor de jaarverantwoording zijn aangepast, dan is het de bedoeling dat het een en ander op dezelfde wijze wordt gecorrigeerd door u in uw jaarverantwoording over 2016. 

Algemene aandachtspunten bij de jaarverantwoording 2016
Voor de verantwoordingsstukken over 2016 en het overleg daarover met uw accountant wijs ik u graag op de volgende algemene aandachtspunten:

Eigen inkomsten
Ik verzoek u om uw eigen inkomsten zoveel mogelijk te specificeren, en het model van de exploitatierekening te volgen. Het model en hoe u de eigen inkomsten dient te specificeren, kunt u terugvinden in het handboek. 

Projectsubsidies
Als u naast de instellingssubsidie een incidentele subsidie of een projectsubsidie ontvangt, vragen wij dit jaar extra aandacht voor onderstaande: 

Indien u er voor kiest om de verantwoording over een projectsubsidie op te nemen in de jaarlijkse verantwoording over uw instellingssubsidie gelden de volgende voorwaarden:
•    de financiële verantwoording over het project neemt u op in de reguliere, door een accountant gecertificeerde jaarrekening;
•    de baten en lasten met betrekking tot het project dienen afzonderlijk te kunnen worden afgelezen;
•    in uw bestuursverslag vermeldt u bij uw activiteitenverslag de projectactiviteiten op zodanige wijze dat deze afzonderlijk herkenbaar zijn;
•    een per balansdatum nog niet besteed deel van een projectsubsidie dient op de balans opgenomen te worden als vooruit ontvangen subsidie (onder de kortlopende schulden).

Toerekening en onttrekking aan Bestemmingsfonds OCW
De verplichting om jaarlijks niet-bestede subsidiebedragen te reserveren in het Bestemmingsfonds OCW geldt ook voor de subsidieperiode 2013-2016. Bij een positief exploitatieresultaat vindt toerekening plaats aan het bestemmingsfonds OCW. Voor die toerekening geldt het aandeel OCW-subsidie in de totale baten als uitgangspunt. Onttrekkingen aan het bestemmingsfonds OCW mogen alleen plaatsvinden bij een negatief exploitatieresultaat. Verder is onveranderd dat onttrekking alleen mag plaatsvinden naar rato van het aandeel OCW-subsidie ten opzichte van de totale baten. Ik verzoek u eventuele dotaties en onttrekkingen toe te lichten in uw bestuursverslag.

Bestemmingsreserve restant subsidie OCW 2009-2012
Onttrekkingen aan de bestemmingsreserve restant subsidie OCW 2009-2012 mogen (in tegenstelling tot bij het bestemmingsfonds OCW) plaatsvinden bij zowel een positief als een negatief exploitatieresultaat. Het bedrag dat per 31-12-2016 nog op uw bestemmingsreserve restant subsidie OCW 2009-2012 moet worden toegevoegd aan het bestemmingsfonds OCW 2013-2016. Dit betekent dat vanaf 2017 er geen bestemmingsreserve restant subsidie 2009-2012 op de balans staat. 

Reflectie op kwalitatieve aspecten
In uw bestuursverslag dient u volgens de Regeling op het specifiek cultuurbeleid in de periode 2013-2016 een toelichting te geven op een aantal aspecten (artikel 2.15, lid a t/m m). Ik vraag hier graag extra aandacht voor. Het gaat om de volgende aspecten:
•    educatieve activiteiten;
•    publieksomvang en -samenstelling;
•    ondernemerschap;
•    wel of niet behalen van uw prestatie-eisen.

Wet normering topinkomens (WNT)
De instellingsaccountant stelt vast dat de jaarstukken over 2016 voldoen aan de WNT en de daarmee samenhangende wet- en regelgeving. Hierbij volgt de accountant het door BZK opgestelde controleprotocol WNT. Indien de WNT wordt overschreden, dient er een toelichting gegeven te worden in het bestuursverslag. In de jaarrekening dienen de gegevens met betrekking tot de WNT opgenomen te worden.

Controleprotocol cultuursubsidies 
In overleg met de Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants (NBA) is het Controleprotocol cultuursubsidies opgesteld. Het rapport van feitelijke bevindingen over de prestatieverantwoording dient alle specifieke werkzaamheden, zoals beschreven in het controleprotocol, die de accountant heeft uitgevoerd te melden. Ik verzoek u vriendelijk uw accountant te wijzen op het controleprotocol cultuursubsidies.

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 
De controleverklaring, zoals opgenomen in het controleprotocol Cultuursubsidies Instellingen 2013-2016 is voor het jaar 2016 aangepast.

Hier vindt u de voorbeeldtekst controleverklaring van de onafhankelijke accountant voor instellingen.

Contact met OCW
Voor vragen over de digitale indiening kunt u zich vanaf heden tot en met vrijdag 31 maart 2017 op werkdagen van 10.00 tot 13.00 uur wenden tot de helpdesk, via telefoonnummer 070 - 412 4455. 

Voor inhoudelijke vragen over uw jaarverantwoording kunt u contact opnemen met uw contactpersoon op het ministerie.
 

Indieningstermijn van de jaarverantwoording 2016
De verantwoording over het vierde jaar van de vierjaarlijkse subsidieperiode dient u tussen acht en dertien weken na afloop van het betreffende boekjaar digitaal aan te leveren. De indieningstermijn van uw verantwoordingsstukken is binnen dertien weken na 31 december 2016 (dus vóór 1 april 2017).