Handboek verantwoording cultuursubsidies instellingen 2021-2024

Belangrijkste wijzigingen t.o.v. het handboek 2017-2020

Instellingen/fondsen

Verantwoording aanvullende subsidie RAOCCC 

In de februaricirculaire over de jaarverantwoording over 2020 staat hoe instellingen verantwoording moeten afleggen over de ontvangen aanvullende subsidie op grond van de Regeling aanvullende ondersteuning culturele en creatieve sector COVID-19 (RAOCCC). Deze instructie is nu in de handboeken als een apart hoofdstuk opgenomen.

Projectsubsidies internationaal cultuurbeleid 

In de afgelopen jaren werd het kwantitatief overzicht van de ICB-projecten door betrokken instellingen en de fondsen ingevuld. Daarnaast werden die instellingen en de fondsen jaarlijks gevraagd om via een apart overzicht gegevens aan te leveren voor de voortgangsrapportage ICB.

In het nieuwe handboek is het format van deze voortgangsrapportage geïntegreerd met het format van het handboek.

Verantwoording van BIS-subsidie door regionale musea 

De regionale musea die BIS-subsidie krijgen, ontvangen deze op basis van een ingediend projectplan en niet primair voor exploitatie. De jaarlijkse verantwoording wijkt daarom af van de BIS-subsidies voor andere instellingen. De BIS-subsidie dient door de regionale musea op dezelfde wijze verantwoord te worden zoals instellingen die projectsubsidies (vanaf een drempelbedrag van € 125.000) ontvangen. NB: Deze aanpassing zal later dit jaar worden doorgevoerd in de Rsc.

Model II – Exploitatierekening: tabel Werkzame personen  

In paragraaf 4.2 over de exploitatierekening is een tabel Werkzame personen opgenomen waarin alle personen moeten worden opgenomen die werkzaamheden verricht hebben voor de instellingen in het jaar waarover verantwoord wordt: werknemers, zelfstandigen/freelancers, overige betaalde krachten, stagiair(e)s en vrijwilligers. In het handboek 2017-2020 heette deze tabel Personeel en vrijwilligers en deze bevatte minder uitsplitsingen in categorieën personen. De nieuwe tabel is voorzien van een duidelijkere instructie en dient meer inzichten te geven in de ontwikkeling van fair practice ten aanzien van werkenden in de sector. De tabel is relevant in combinatie met de toelichting van de instelling op toepassing van de Fair Practice Code en de verdere concretisering van die code die de sector naar verwachting uit zal werken in de subsidieperiode 2021-2024.

Model III - Prestatiemodel 

In paragraaf 4.3 staan tabellen die instellingen in het kader van de prestatieverantwoording aan OCW moeten leveren. Uitgangspunt hiervoor is het beleidsplan dat de basis is voor de subsidiebeschikking voor de periode 2021-2024, aangevuld met/gewijzigd door het in juni 2021 aangeleverde corona-addendum.  In de prestatiemodellen van het nieuwe handboek is een aantal mogelijkheden toegevoegd om ook online voorstellingen en activiteiten en het online bezoek daaraan inzichtelijk te kunnen maken.

Erfgoedwetmusea

De Erfgoedwetmusea worden met ingang van 2021 volledig gefinancierd op grond van de Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen. Dit is mede de aanleiding om voor dit type instellingen een apart handboek op te stellen.

Accountantsprotocol

Naar aanleiding van de bevindingen van de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer is een aantal wijzigingen doorgevoerd:

1. De accountant dient op naleving van (Europese) aanbestedingsregels te controleren. In de subsidiebeschikkingen van de BIS 2017-2020 werd reeds verwezen naar de naleving, maar dit onderdeel was geen onderdeel van het oude controleprotocol (BIS 2017-2020).  
2. Het rapport van feitelijke bevindingen wordt afgeschaft als verplicht onderdeel van de aan te leveren accountantsproducten bij de jaarverantwoording. Dit zorgt voor een afname van de administratieve lasten. In 2018 heeft de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) het rapport van bevindingen herzien. Dit omdat een accountant in feite alleen weergeeft wat hij heeft vastgesteld bij de uitvoering van de overeengekomen specifieke werkzaamheden. Hij doet daarbij géén uitspraak over de betekenis van deze feitelijke bevindingen voor het geheel (conclusie). Op advies van de NBA is er voor gekozen om het rapport van feitelijke bevindingen voor de nieuwe BIS-periode niet meer als verplichting in de handboeken en controleprotocollen op te nemen. NB: Deze aanpassing zal later dit jaar worden doorgevoerd in de Rsc.
3. De tolerantiegrenzen voor rechtmatigheid op alle baten zijn als volgt aangepast in het controleprotocol bij de BIS- en de EW-instellingen (de jaarlijkse exploitatie bijdrage):

Materialiteitsgrens rechtmatigheid	Goedkeurende verklaring	Verklaring met beperking	Verklaring van oordeelonthouding/ Afkeurende verklaring
Fouten (afwijkingen) in verantwoording en onzekerheden in de controle	<2%	>2%  -  <4%	>4%

De percentages in de tolerantiegrenzen worden eveneens gehanteerd voor projectsubsidies op de subsidiabele kosten. Dit betekent ook een lastenverlichting voor de BIS-instellingen en Erfgoedwetmusea.